Ledaren och AI – del 2: Hur jag själv använder AI som assistent

Detta är en uppföljning på blogginlägget Ledaren och AI – del 1: Jag kan inte skygga för AI. Den första delen belyste varför jag, som ledare på yrkeshögskolan Novia, inte kan välja bort AI. Här kommer något mer konkret: hur jag använder generativ AI i min vardag.

Det här är ingen instruktion och inget facit. I morgon gör jag sannolikt redan annorlunda. Utvecklingen går så fort att en vecka har stor betydelse för vilka möjligheter AI erbjuder oss i arbetslivet.

Som ledare vid en yrkeshögskola är det naturligt att falla tillbaka på forskning när det gäller att ta till sig ny kunskap. Forskningen är grunden för högskolans verksamhet och den bygger vi vår verksamhet på. Det sagt går utvecklingen av generativ och kommersialiserad AI så fort framåt just nu att mitt konkreta intag av kunskap kring AI baserar sig på andra flöden: sociala media.

Konton på Instagram som Open AI och Evolving.ai och OpenAI är exempel på konton jag följer, förutom brittiska och amerikanska (mer betrodda) nyhetshus liksom svenska och finska dito. På LinkedIn kommer regelbundet upp nyheter kring AI, Metas algoritmer hittar snabbt dina intressen för AI om du söker i sökfält på något AI-relaterat.  

Mitt val av verktyg – och varför

Jag använder Microsoft Copilots dyrare version, Copilot M365. Den kostar cirka 29 euro per månad och licens. Det är mycket pengar. Samtidigt vågar jag påstå att den betalar sig tillbaka på ett par dagars användning – eftersom jag helt enkelt kan utföra mitt arbete betydligt snabbare. Viktigt att notera här är att arbetsgivaren står för denna kostnad – från institutionens budget, som jag själv ansvarar för.

Anledningen till att jag använder just Copilot M365 är i grunden ganska enkel: min arbetsgivare använder Microsoft O365. Copilot är därför inbyggd i den miljö där jag redan arbetar – i Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint och i molnet. Jag kan enkelt länka eller ladda upp material från våra egna system, utan att behöva flytta data mellan plattformar.

Liknande funktioner finns i andra verktyg, som ChatGPT Plus och betalversionen av Claude. Jag är nyfiken på dem och skulle gärna testa till exempel Claude Cloud. Just nu har jag valt att hålla mig till ett verktyg som fungerar smidigt i min arbetsvardag och som uppfyller Novias krav på datasäkerhet.

AI som min assistent – inte min ersättare

Jag använder generativ AI som min assistent. Min extra hand. (Vilket behövs – jag är vänsterhänt.

Som prefekt för institutionen för företagsekonomi leder jag 58 personer som arbetar med undervisning, FUI och administration. Min vardag består av många parallella processer, stora textmängder, möten, beslut och kommunikation på flera språk. Det är här AI gör verklig skillnad.

Fem konkreta exempel

1. Mejlen – språk, stil och tempo
   

   Jag använder AI mycket i mejl, framför allt för språk och stil på finska och engelska. Ofta skriver jag snabba stödanteckningar: vad jag vill säga, till vem och i vilken ton. Sedan ber jag AI skapa ett mejlutkast på rätt språk och med rätt stil.

   Texten är sällan färdig direkt. Men den är tillräckligt bra för att jag snabbt ska kunna justera och skicka. Det sparar tid, särskilt när jag skriver på språk som inte är mitt modersmål.

2. Teamsmöten – från inspelning till mötes-PM
   

   Jag bandar och transkriberar Teamsmöten och använder AI-sammanfattningen som grund för PM. Den är förvånansvärt träffsäker. Den fungerar som ett första utkast till mötes-PM, vilket betyder färre och kortare egna anteckningar i efterhand.

3. Copilot Notebook – från snabbanteckningar till delbart material
   

   Jag bandar och transkriberar Teamsmöten och använder AI-sammanfattningen som grund för PM. Den är förvånansvärt träffsäker. Den fungerar som ett första utkast till mötes-PM, vilket betyder färre och kortare egna anteckningar i efterhand.

4. Presentationer – struktur före form
   

   Jag använder Copilot för att skapa struktur och innehåll till presentationer. Jag ber AI hjälpa mig att formulera huvudpunkter och ordning. Själva materialet kopierar jag sedan manuellt in i Novias PowerPoint-mallar.

   Om man inte behöver följa ett specifikt grafiskt format kan Copilot också generera egna, visuellt snygga presentationer.

5. Personalenkät – från artikel till analys
   Ett aningen mer komplext exempel på hur AI kan användas gäller en personalenkät.

1. Jag sökte upp en artikel om hur effektiva team arbetar.
2. Jag bad Copilot skapa enkätfrågor baserat på artikeln.
3. Vi kopierade frågorna manuellt till Microsoft Forms.
4. Enkäten skickades ut och besvarades.
5. Svaren exporterades till Excel från Form med ett knapptryck.
6. Copilot (inbyggt i Excel) extraherade och sammanfattade de öppna svaren.

Det sista steget fungerade inte särskilt bra. Resultatet blev rörigt och krävde en del manuellt efterarbete. Men detta var för en månad sedan. Samma uppgift kan se helt annorlunda ut i morgon.

Vad jag faktiskt använder AI till

Sammanfattningsvis använder jag generativ AI i vardagen främst för att:

• samla
• strukturera
• bearbeta
• och återanvända information

Alltså för arbete som annars lätt tar oproportionerligt mycket tid, men som ändå måste göras. AI frigör utrymme för det som inte kan automatiseras: analys, omdöme, samtal.

Avslutningsvis

Jag delar detta för att visa hur AI kan se ut i praktiken – i en ledarroll, i en yrkeshögskolekontext, här och nu. För att visa att tröskeln inte behöver vara så hög.

Mer om AI och ledarskap:

Ledaren och AI – del 1:  Jag kan inte skygga för AI.

 Ledaren och AI – del 3: Ledarskap för ökad AI-användning i organisationen.

Hanna Guseff är prefekt vid Institutionen för företagsekonomi, Yrkeshögskolan Novia och använder generativ AI dagligen, både professionellt och privat, för att göra livet lite enklare.

Texten har granskats och godkänts av Novias redaktionsråd 4.3.2026.