Studerande i utvecklingsprojekt: kaos eller dynamisk skärgårdsutveckling där alla parter gagnas?

Inledning

Att kombinera studerandes inlärningsprocess och kreativitet med olika företags utmaningar inom högskolans regionala utvecklingsprojekt kan låta som en veritabel win-win situation, där alla parter kan dra nytta av samarbetet. För att nå ett lyckat resultat är det enligt vår erfarenhet viktigt att projekten innehåller följande:
• basfunktioner för företagssamarbete i organisationen
• en klar process för företagssamarbete
• aktiv kommunikation, samt
• att den drivande parten känner tillföretagens och studerandes utmaningaroch aktivt handleder dem mot det gemensamma målet.

I följande text öppnas upp hur vi på yrkeshögskolan Novia inom projektet Archipelago Business Development har involverat studerande i utvecklingsarbete, vilka lärdomar vi fått och hur vi planerar att gå vidare. Målet med denna artikel är att högskolor som arbetar med motsvarande företagssamarbeten ska kunna dra nytta av våra insikter.

Teamlärande – grunden för studerande-företagssamarbete i Novias organisation

Den företagsekonomiska utbildningen inom yrkeshögskolan Novia i Åbo följer processer och verksamhetsform för det som allmänt kallas för teambaserat lärande. Pedagogiken baserar sig på Tiimiakatemias (www.tiimiakatemia.fi) verktyg, framtagna av Johannes Partanen (2012, 69–104). Partanen utgår i sin bok Tiimivalmentajan parhaat työkalut från att skapande av en ny typ av företagsamhet bland studerande kräver teamarbete. Peter Senge tar i sin bok The Fifth Discipline (2006, 23) bland annat upp hur människor lär sig av erfarenhet. Arbete i team och erfarenhetsbaserad inlärning är grundpedagogiken inom företagsekonomin på yrkeshögskolan Novia i Åbo.

Teamlärande i Novia innebär att studerande redan i början av studietiden delas in i team, inom vilka de får i uppgift att tillsammans starta ett bolag. Varje team har en utsedd coach som stöder teamet under hela studietiden. Målet för studerande är
att skapa en lönsam företagsverksamhet.

För att studerande och deras bolag ska kunna bli framgångsrika konstaterar Partanen (2012, 48–49) att det förutom individuell handledning även krävs att studerande får kunskap om hur företag ska drivas samt erfarenhet av hur företag arbetar på en operativ nivå. Vår erfarenhet har visat att studerande lär sig bäst genom att samarbeta med företag och reella, företagsekonomiska utmaningar. Studierna består således av arbete i egna team, individuell handledning samt kurser som även innefattar samarbete med företag.
Sammanlagt arbetar Novias studerandeteam med ungefär hundra externa uppdrag per år. Det betyder att en studerande under sin studietid samarbetar med
minst 10–15 företag – grovt räknat 3–4 uppdrag per läsår. Siffran inkluderar inte praktikperioderna. Vår uppfattning är att studerande från företagsekonomin på Novia i Åbo har hög efterfrågan på arbetsmarknaden i och med att de besitter kombinationen av teoretisk kunskap och operativ erfarenhet.
Företagsekonomin på yrkeshögskolan Novia i Åbo kan ses som ett trepartssamarbete mellan studerande, företag och utbildningens coacher (lärare). År 2014 föddes hos lärare i regionen en tanke om ett projekt med målsättningen att stöda företag i Finlands och Sveriges skärgård, samtidigt som man utvecklar studerandes företagarkunskap och högskolornas kunnande inom skärgårdsentreprenörskap.

Archipelago Business Development

Skärgårdsregionerna i Finland och Sverige har gemensamma utmaningar som bland annat avfolkning, en åldrande generation, logistikproblem och stora säsongsvariationer. Dessa kräver ofta kreativa lösningar och mångsyssleri av företagare som är verksamma i området. Projektet Archipelago Business Development (ABD) är ett treårigt, av EU Central Baltic-programmet finansierat projekt med målsättningen att skapa gränsöverskridande kunskapsutbyte och samarbeten i skärgården i Åboland, Åland och Stockholm. Projektet har som målsättning att involvera minst 60 små eller medelstora
företag och att skapa tio nya affärsmodeller och fem nya startup-företag totalt.
I ABD-projektet strävar man också till att genom samverkan mellan entreprenörer, nystartade företag och studerande skapa nya marknader, stärka områdets konkurrenskraft och möjliggöra tillväxt. Studerande vid högskolorna inom projektet (Yrkeshögskolan Novia och Åbo Akademi från Finland, Södertörns högskola och Drivhuset i Sverige) kan delta i projektet via olika kurser och arbeten, enligt modellen nedan.

Bild 1. Trepartssamarbete kring projektet Archipelago Business Development

Studerandesamarbetet i projektet

Bild 2 nedan illustrerar processen för hur Novias studerande jobbar med projektföretagens utmaningar. Härnäst presenterar vi mer ingående hursamarbetet gått till.

Studerande-kickoff
I september 2017 hölls en kick-off med målet att visa studerande vilka möjligheter till företagssamarbete projektet kan ge dem. Omkring 70 studerande deltog i tillställningen där de också, via en lista som skickades runt, meddelade hur många av dem som i initialskedet var intresserade av vidare samarbete. Av deltagarna visade 38 studerande direkt intresse för vidare samarbete inom projektet.

Studerandesamarbeten i olika former
I projektet ABD deltar ca 60 företag som samarbetar med studerande över högskole- och landsgränser. I början av projektet genomfördes en företagsrekrytering och samtidigt identifierade projektledare och högskolepersonal de utmaningar som företagen har. Varje projektföretag har inom
projektet fått en handledare – en kontaktperson bland personalen inom projektet på högskolan.
Företagsutmaningarna sammankopplades sedan av projektledning och lärare med kurser och andra arbeten som studerande genomför. De studerande samarbetar med företagen via examensarbeten och proseminariearbeten, men också inom kurser och olika verkstäder. Samarbetet sker rent praktiskt mellan företag, coacher och studerande, där de studerande antingen jobbar enskilt, i par eller i grupper.
Alla arbeten dokumenteras i form av projektplaner, projektrapporter, inlärningsdagböcker eller avhandlingar. Vid projektets slut hösten 2019 ska alla lärdomar ha samlats i form av s.k. ”best practice” och publicerats i projektets databas, enligt
bild 3 nedan.

Bild 2. Studerandes involvering i ABD-projektet

Exempel på studerandesamarbete:Skärgårdsverkstad på Iniö
Åtta studerande genomförde tillsammans med en coach en skärgårdsverkstad på Iniö, en skärgårdsdel i Pargas stad, Finland. De studerandes uppgift var att under en workshop kring skärgårdsområdet Iniös utmaningar leda gruppdiskussioner och komma med idéer kring Iniös utveckling. Verkstadens struktur planerades av projektledningen och coacher, medan studerande hade konkreta uppgifter att ansvara för under verkstaden.
Här är några reflektioner från studerande som deltog i verkstaden:

”Det var roligt att få jobba med människor i olika åldrar med olika tänkesätt.” – Jenny, studerande
”Arbetet på Iniö följde vårt studiesätt. Vi arbetade i mindre grupper med
Iniöbor och sedan presenterade vi våra
arbeten för resten av de närvarande. ”
– Max, studerande
”Det var bra att de började tänka om
på basen av våra idéer”
– Aleksi, studerande

Skärgårdsverkstaden på Iniö genomfördes i samarbete med byaföreningen Pro Iniö rf och samlade ett sextiotal ortsbor. Verkstaden har väckt stort intresse och samarbetet mellan skärgårdsdelar och studerande ser ut att få en fortsättning under hösten 2018 i och med att andra skärgårdsbyar kontaktat Novia med en önskan om motsvarande samarbete.

Exempel på studerandesamarbete inom kurser
De flesta samarbeten mellan studerande och företag sker i samband med kurser som studerande deltar i vid sidan om teamarbetet. Under hösten 2017 deltog exempelvis andra årets studerande i en kurs i marknadsanalys och i kursen ”Market Communication and PR”. Kursernas inlärningsmål för studerande passade in på projektföretagens behov av bland annat kundanalyser och marknadsföringsplaner.
Under vårterminen 2018 har studerande jobbat med projektets företag i kurserna Building and Developing Brands och en kurs i Kundrelationer. Uppdragen har varit exempelvis kommunikationsplaner, planer för sociala medier, brandstrategier och processer för att hantera kundrelationer. I kurssamarbeten får studerande övning i att lösa företagens konkreta problem, och företagen i sin tur får hjälp av studerandens inlärningsarbeten. Bild 3 beskriver ett exempel ur arbetsprocessen inom kurserna mer detaljerat och i följande stycke berättar vi mer ingående om vad varje
steg i processen innebär.
Steg 1. Formulera företagets utmaning
I och med kartläggningen av deltagarföretagens utmaningar i början av ABD-projektet, känner projektledningen till
företagets utmaningar. Dessa utmaningar kopplar Novias kursansvariga och projektpersonal samman med de kurser som studerande går under sina studier.
Företagets utmaningar presenteras i början av en kurs för studerande, som själva får välja vilket företag de är intresserade
av. Den teoretiska referensramen som de studerande får under kursen ligger som grund för arbetet med ett företag. I de olika kurserna under hösten 2017 och våren 2018 blev det i genomsnitt 6 olika grupper med 3–4 personer som jobbade med var sitt företag.
Steg 2. Utmaning ➔ Projektbrief
När handledare, studerande och företag enats kring en gemensam utmaning som studerande ska arbeta med, gäller det för studerande och handledare att tillsammans utveckla en projektbrief. Projektbriefen innebär en gemensam syn på hur arbetet under kursen ska läggas upp. Detta är en utbildningsintern process som studerande sedan tillämpar för att formulera en projektplan för arbetet. Orsaken till att detta steg behövs är att företagen inte är vana att formulera utmaningar i så specifika termer att studerande kan använda dem som botten för sina projektplaner. Likaså kan inte heller de studerande i mitten av sin lärandeprocess förstå den verklighet som företagen befinner sig i. Här behövs handledning från både coacher och projektledning.
Steg 3. Projektbrief ➔ Projektplan
Studerandegrupperna gör sedan upp en projektplan för arbetet, där de bland annat anger målsättningar, tidsplan, ansvarsfördelning och budget för arbetet. Projektplanerna godkänns av handledare och företag innan det egentliga projektarbetet inleds.

Bild 3. Exempel på process för genomförande av företag-studerandesamarbete som del av en kurs

Steg 4. Projektarbete
Arbetsprocessens steg fyra har för studerande inneburit informationsinsamling för arbetets utförande och omformande av  information till slutprodukt. Arbetet har handletts av kursansvarig lärare eller projektledaren för projektet. Studerandegrupperna har under arbetets gång regelbundet kommunicerat med såväl sin handledare som med uppdragsgivande företag.
Steg 5. Rapportering
När arbetet är klart är det viktigt att studerande sammanfattar någon form av slutrapport. Beroende på samarbetets art har slutrapporten ofta inneburit två delar: en slutprodukt, samt en rapport som återger hur arbetet konkret framskridit. Slutprodukten har skickats till företaget som kan använda resultatet i sin verksamhet. Rapporten över arbetet ligger som grund för kursbedömningen. 

Lärdomar att dela med sig av

Inledningsvis konstaterade vi att ett trepartssamarbete som projektet Archipelago Business Development kan vara en framgångssaga, men att det kräver
administrativ struktur, tydliga processer, kommunikation och operativ näringslivserfarenhet i organisationen. Projektets fördel är tydlig: Tack vare detta arbetssätt har våra studerande fått träning i att lösa konkreta problem för en verklig kund. De har förutom teori på området också lärt sig om olika typer av affärsverksamhet och vilka utmaningar småföretagare i skärgården har. De har bland annat kunnat bidra med fräscha idéer och med sitt digitala kunnande, något som utgör en stötesten för många äldre företagare. Trots de klara fördelarna med projektet är ett samarbete med flera parter alltid något av ett pussel. Även i detta projekt har det funnits utmaningar, som vi går närmare in på till följande.

Kommunikationen en återkommande utmaning
Liksom i de flesta arbeten människor emellan, är även här den inbördes kommunikationen mellan parterna avgörande. Det gäller för parterna att redan från början skapa en gemensam syn på slutresultatet, vilket innebär att alla parter är överens om arbetets nivå. Det är viktigt att studerande förstår vad som förväntas av dem i ett företagssamarbete och att även företaget förstår vad man kan förvänta sig då det handlar om ett studerandearbete. Detta ställer krav på projektledning och coach, som ”ledare” av processen samt även att det finns resurser hos personal för uppföljning av kommunikationen. Varje företag behöver således en kontaktperson bland projektets personal, som kan följa upp arbetet. Man behöver även planera in tid för träffar mellan studerande och handledare för regelbunden vägledning. 

Kommunikationen ska gärna struktureras upp redan innan det egentliga projektarbetet startar, när övriga processer slås fast. Viktigt är även att projektledningen har tillgång till slutrapporter och slutprodukter, för att kunna planera vidare aktiviteter.

Kunskap om handledning av studerande
För att lyckas med denna typ av uppdrag är det viktigt att coachen har kunskap om hur man aktivt handleder en grupp studerande, som består av individer med olika egenskaper och kapacitet. Arbetsfördelningen i studerandegrupperna bör stödas av en klar roll- och ansvarsfördelning, som följs upp regelbundet under arbetets gång. En optimal gruppstorlek för studerandeprojekt är max fyra personer. 

Kunskap om företagsekonomiska och näringslivsrelaterade utmaningar
För att kunna förstå företagens utmaningar och kunna formulera dem konkret och lättförståeligt för studerande krävs att handledaren själv har erfarenhet av företagsverksamhet, gärna med koppling till expertroller i företag. Då kan handledaren använda sin tidigare erfarenhet till att ge gruppen förslag och idéer kring vad de bör ta reda på och hur de kan vidareutveckla sina tankar.

Återkopplande dokumentationoch tydlig process
Det är viktigt att skapa en tydlig process kring arbetet: vad som ska göras, inom vilken tidsram, hur och till vem det rapporteras samt hur kommunikationen sker under arbetets gång. Dokumentation som memon från möten, intervjutranskript, resultat från undersökningar m.m. är viktiga, dels för att synliggöra processen och påvisa hur man kommit fram till sina slutsatser men även för att fungera som bas för vidare arbete med företaget ifråga.

Antalet projektoch projektens tidsram
En lärdom är att ett företag helst inte ska ha för många studerandegrupper som arbetar med olika projekt samtidigt, eftersom det blir svårt att koordinera helheten. Det finns en risk att man förlorar i inlärning och uppnår ett sämre resultat då man gör saker parallellt i stället för successivt. I det senare fallet kan man bygga vidare på tidigare resultat och vidareutveckla dem. Det är även ur studerandesynvinkel önskvärt att jobba med samma företag under en längre tid och i mån av möjlighet inom flera kurser. Då blir arbetet mer långsiktigt och förståelsen för företaget och branschen ökar. Ökad kunskap hos studerande kan sedan leda till högre kvalitet i själva arbetet och större nytta för företaget. Vissa projekt har också sträckt sig över kursernas tidsplan, vilket man bör räkna med
när man jobbar med externa uppdrag.

Sammanfattning av framgångsfaktorer

Framgångsfaktorerna för involvering av studerande i utvecklingsprojekt inom teamorganisationen i Novia kan sammanfattas med att man har:
• projektledning med förståelse för affärsverksamhet och teamlärande
• coacher med förståelse för företagande och handledning av studerandesamarbete
• en tydlig process för och uppföljning
av samarbetet mellan studerande och
företag
• företag som förhåller sig positivt till
studerandesamarbete
• strukturerad projektledning
• struktur och tillräckliga resurser för
kommunikation.

Hur fortsätter arbetet?

De lärdomar vi fått inom Archipelago Business Development-projektet och av arbetet inom Yrkeshögskolan Novia fram till våren 2018
är sannolikt inte slutgiltiga. Projektet fortsätter fram till hösten 2019, och vi förväntar oss fler lärdomar innan dess. Ändå kan man säga att projektet redan givit oss en djupare insikt i hur studerande kan jobba i utvecklingsprojekt. Det är möjligt – och till och med roligt!
Informationen vi samlat hittills utgör en värdefull grund för planeringen av undervisningen på hösten 2018 och kan med fördel även gagna andra lärosäten som har kurser eller projekt som innefattar företagssamarbete. Vi vet nu vilken typ av process som krävs för att samarbeten ska ge maximalt resultat för alla parter i trepartssamarbetet. Dessutom har vi genom projektet kunna notera ett stort, ömsesidigt behov av samarbete bland både företagare och studerande. Med detta ABD-projekt har vi således också sått fröet för Team NÅA Business center – ett affärscentrum för samarbete mellan företag, studerande och regionens svenskspråkiga högskolor, som inledde sin verksamhet i april 2018.

Källor
Partanen, J. 2012. Tiimivalmentajan parhaat työkalut. Jyväskylä: Partus.
Senge, P.M. 2006. The Fifth Discipline: The Art
& Practice of the Learning Organization. New York:
Doubleday.

Artikeln i original finns tillgänglig på Ammattikasvatuksen aikakauskirja 03/2018: https://akakk.fi/ammattikasvatuksen-aikakauskirja-03-2018/

Omslagsbild: Pixabay.com