Hur får vi mer tid för det roliga? 

Artikeln har publicerats i Vaasa Insider i juli 2020 och hittas via denna länk. 

Skribenterna Malin Winberg (Yrkeshögskolan Novia) och Mona Groop-Sjöholm (Yrkeshögskolan Centria) fungerar som projektledare för TALKO Österbotten.

De flesta som är engagerade i en förening gör det ideellt vid sidan av jobb och familj.  Administrationen kan vara tidskrävande och upplevas som något tungt eller svårt. Ofta är det en eller några få personer som drar det största lasset och det kan tära på föreningsglädjen.

Inom ramen för yrkeshögskolorna Novias och Centrias gemensamma projekt TALKO Österbotten arbetar vi för att hjälpa föreningar att göra verksamheten smidigare och administrationen mer genomtänkt.

Inom en förening ska exempelvis bokföring, fakturering och betalningar skötas för att inte tala om tilläggsuppgifter om det finns personal. Hantering av medlemsregister är tidskrävande om det sköts på ett ineffektivt sätt och dataskyddsförordningen har gjort detta mer komplicerat. Kommunikationen med medlemmarna är en viktig administrativ uppgift, liksom marknadsföring av verksamheten och upprätthållande av hemsida och sociala medier.

Vi behöver erkänna att administrationen finns och behöver skötas. Smarta metoder kan spara värdefull tid och energi som man istället kan sätta på att utveckla verksamheten.

Föreningar gör klokt i att fundera igenom hur olika uppgifter sköts. Administrationen är som en ryggrad - fungerar den så löper även det övriga smidigt och föreningen blir mer attraktiv för nya medlemmar. Om den inte fungerar kommer övrig verksamhet förr eller senare att börja halta. En förändring i det administrativa arbetet kan innebära en investering i både tid och pengar, men fördelarna väger oftast tyngre.

För en del föreningar kan lösningen vara att göra en mindre omstrukturering eller att outsourca vissa uppgifter. Andra har nytta av att köpa in och implementera exempelvis webbaserade system för fakturering, betalning och medlemsadministration.Risken att någon blir överbelastad eller att viktig information försvinner om någon slutar bör minimeras. Därför ska inte hela ansvaret ligga på några få frivilliga och information ska dokumenteras på ett lättillgängligt sätt.

Bördan på den centrala administrationen blir exempelvis mindre om alla medlemmar tar ansvar för en del av administrationen såsom egna kontaktuppgifter, fakturor och anmälningar.

Projektet TALKO Österbotten fokuserar på organisationsstrukturering och kommunikation. Vi utvecklar verktyg som hjälper föreningar att hitta konkreta lösningar.

Under projekttiden håller vi workshopar i Österbotten där vi handleder och ger personligt stöd till deltagarna.

Förutom att identifiera utmaningar man står inför genom att analysera verksamheten som helhet, reder vi tillsammans ut vem som gör vad i föreningen och hur man gör det smidigast.Föreningslivet ska ge mer än det tar. Verktygen vi använder hjälper föreningar att hitta långsiktiga lösningar.

När administrationen är genomtänkt och smart får man också mer tid för själva verksamheten – vi får alltså mer tid för det roliga!

TALKO Österbotten, www.talkoosterbotten.fi, är ett delprojekt i den transnationella projekthelheten TALKO. Målet är att stötta och utveckla den ideella sektorn.

Projektet drivs av Yrkeshögskolan Novia och Yrkeshögskolan Centria och är finansierat av Leader Aktion Österbotten, Svenska Kulturfonden, SFV och Svensk‐Österbottniska samfundet.