En mångsidig hybrid arbetsgemenskap främjar återuppbyggnaden av Ukraina

Vid Rysslands fullskaliga aggression (se Ostapenko med flera 2024) mot Ukraina våren 2022 väcktes behovet att hjälpa ukrainare i en grupp av utbildningsexperter och affärsmän som tidigare tillsammans drivit projekt i Ukraina. Voices for Freedom rf, som består av frivilliga aktivister, lanserade i början av 2023 projektet MovED.fi, som grundades för att genomföra arbetet. Arbete utförs i olika länder på olika orter. De frivilliga kommer från olika kulturer och deras åldrar sträcker sig från cirka 25 till 65 år. Experterna som arbetar på MovED har också varierande arbetssituationer: det finns entreprenörer, frilansare, affärsmän, personer inom den kreativa branschen, arbetstagare, studerande, arbetslösa och pensionerade.

När MovED startades efter pandemin hade traditionella kontor ersatts av virtuella arbetsforum där arbete ofta utförs på distans, i en hybridmiljö och på flera platser. I framtiden kommer arbetet i stället för ett fast anställningsförhållande att bestå av olika projekt, vilket innebär en portfölj av olika arbeten. Arbetsgemenskaper knyter samman aktörer från den privata, offentliga och tredje sektorn.

I föreningen arbetas ständigt på digitala plattformar och på flera orter. Ibland ordnas möten i Helsingfors. Pilotprojektet MovEd by Mentoring handlade om att 13 finländska lärare utövade mentorskap med 13 ukrainska kolleger på nätet. Diskussionerna var givande för bägge parterna. Yrkeshögskolan Novias masterstuderande har designat bland annat detta koncept för MovEd samt kommunicerat och organiserat i föreningen.

I det nya hybrida arbetslivet ger ledning baserad på hierarki inga resultat, utan inkluderande arbetsgemenskaper har betydelse. Inkludering kräver skapandet av psykologisk säkerhet i organisationer. Vid ledning av hybridarbete är det viktigt för ledarna att först säkerställa följande punkter:

1. Tydliga förväntningar och mål

Alla teammedlemmar skall ha en tydlig förståelse för organisationens mål och medarbetarens roll för att uppnå dem, varför de är viktiga och vad som förväntas av dem. Tydlighet möjliggör effektiv självstyrning, underlättar arbetsfördelning och minskar osäkerhet.

2. Effektiv kommunikation

Alla i organisationen får den information och det stöd de behöver i tid, oavsett var eller hur de arbetar. Olika kommunikationskanaler och medel bör användas på ett mångsidigt sätt

3. Bygga förtroende.

Förtroendet stärks genom att ge medarbetarna ansvar och autonomi i det egna arbetet, det vill säga friheten att välja sina egna handlingssätt för att nå målet. Detta stödjer engagemang och motivation. Att skapa psykologisk säkerhet har en viktig roll i hybridarbete.

Psykologisk säkerhet byggs upp i föreningens hybridarbete genom följande fem steg, som forskarna Edmondon och Mortenson (2021) har identifierat:

Skapa en situationsöversikt i MovED

När man startar en hybrid arbetsgemenskap i tredje sektorn från grunden måste riktningen sökas om och om igen på ett agilt sätt. Fokus måste vara pivoterat som vid en startup, det vill säga verksamheten måste justeras efter kraven i verksamhetsmiljön och man måste lära sig av erfarenheterna. Då uppnås ett resultat som är fördelaktigt för alla, meningsfullt och effektivt i förhållande till insatserna.

En ny förening behöver pengar för att finansiera sin verksamhet. Ansökan om finansiering är uppdelad i två sektorer: privat och offentlig. Offentliga medel söks i Finland och på EU-nivå, men den nya föreningen har inte samma trovärdighet som traditionella och solventa aktörer, vilket har gjort det svårt att få medel. Den första stora finansieringen har erhållits från Nylands förbund. Föreningen kunde givetvis alliera sig och gå med i större konsortier som ansöker om medel.

Krigssituationen i Ukraina påverkar naturligtvis föreningens aktiviteter. På grund av attackerna är det inte alltid möjligt för ukrainare att gå med i online mötena, eftersom de plötsligt måste förflytta sig till säkerhet i ett bombskydd. I direktkontakt med ukrainare kan man också inse den hårda verkligheten i Ukraina. Vänner, släktingar har dött, nära och kära befinner sig vid krigsfronten och några har lämnat landet. Oro och längtan tynger sinnet. Detta kräver också att det skapas ett tryggt utrymme i gemenskapen.

Föregå med exempel

MovEDs mångkulturalism och mångfald märks i Voices for Freedoms verksamhet i praktiken. Enligt Hofstede (2024) är den ukrainska kulturen mer maskulin, vilket resulterar i tydligare könsroller än i Finland. Ledaren förväntas vara tuff och ta plats. Finländarna är generellt sett mer jämlika och den finländska verkställande direktören deltar själv i arbetet och behandlar aktörerna som jämställda. Ibland behöver ukrainare mer detaljerad vägledning för uppgifter, vilket kan bero på ovana att agera självständigt i en mer autoritär arbetskultur.

I MovED förenas deltagarna av en stark vilja att stärka ukrainare genom att värdesätta kulturella variationer. Ett gemensamt mål åsidosätter individuella vanor. I samband med starten av verksamheten utarbetades Essentials-dokumentet som beskriver hela konceptet. Materialet som distribuerades till alla innehåller code of conduct, det vill säga verksamhetsregler som är definierade enligt följande:

1. Jämlikhet & säkert utrymme

Vi identifierar aktivt fördomar och strävar efter att minska dem inom vårt projekt och med våra partners.

2. Gör ingen skada-principen

Goda avsikter betyder inte automatiskt positiva resultat. Kritiskt tänkande och förmågan att se saker ur andras perspektiv är avgörande.

3.Färdigt är bättre än perfekt

Vi tar det första steget även om det verkar svårt. Andra kan alltid ansluta sig när initiativet har tagits!

4. Ord måste omvandlas till handlingar.

Att stödja ukrainare innebär att vi också måste utveckla kreativitet och lärandevilja hos oss själva

5. Ta små steg framåt i början

MovED:s styrka är människor med olika bakgrund, kompetens och perspektiv – alla typer av kompetenser kan användas för att hjälpa Ukraina. När MovEDs kick-off evenemang hölls våren 2023 ordnade verkstäder där man utvecklade handlingsformer. Nätverken som aktiva deltagare har är av avgörande betydelse (se till exempel Todo med flera 2016).

När det inte finns något officiellt anställningsförhållande och lönen för det mesta inte betalas ut, är det naturligt att människors engagemang varierar. Det finns med andra ord varken någon piska eller morot som skulle binda till arbetet. Medlemmarna funderar på om de har tid eller pengar att ge till projektet och hur mycket. Ibland försvinner folk från leden när situationen förändras och organisationen kan snabbt stå ensam. Några av aktörerna har trots detta engagerat sig i verksamheten på lång sikt.

Masterstuderande vid Yrkeshögskolan Novia har varit en tillgång i de olika situationerna. De har kunnat avlägga en del av sina studier i projektarbeten relaterade till MovED. Vissa av dem har valt att fortsätta som volontärer i föreningen efter projektets slut. Dessa små steg bidrar till att bygga praktisk erfarenhet och nätverk, vilket kan vara avgörande för att säkra anställning i en utmanande situation.

Framgångar, resultat och exempel

När man styr en ny förening är mätbara resultat och kvalitativ feedback viktiga data att analysera. Material har samlats in om verksamheten, intervjuer och undersökningar har genomförts och resultaten har analyserats för verksamhetens utveckling. Resultaten synliggör framstegen och övertygar även volontärer och finansiärer. Det finns också ett behov av att öka medvetenheten om den hjälp Ukraina behöver och att dela med sig av lärdomarna från Ukraina. MovED har en egen webbplats och konton på sociala medier. De uppdateras och framgångarna delas i form av bloggar och videon och artiklar. De parter som är involverade i verksamheten introduceras också, så att föreningen får ett ansikte utåt och dess verksamhet blir mer konkret.

Spåra resultat

Regelbundna möten anordnas också ansikte mot ansikte, där det är möjligt att nätverka och stärka tillhörigheten i gruppen. Resultaten granskas varje vecka i ledningsgruppen och delas via en virtuell plattform till hela gemenskapen. MoVED har också bjudits in till mötena i det ukrainska nätverket för utbildningsstöd och återuppbyggnad vid undervisnings- och kulturministeriet för att rapportera om resultaten och lärdomarna från MovED:s åtgärder i Ukraina.

Föreningens verksamhet är inriktad på ett gemensamt mål – återuppbyggnaden av Ukraina, för vilket det biståndsarbete som görs anses meningsfullt. Arbete sker frivilligt i tydliga roller trots att föreningen inte har någon officiell organisation med över- och underordnade relationer. Arbetssätten har byggts flexibelt för att tjäna målet och för att utöka verksamheten, om finansiering erhålls. Aktiviteten uppfyller väl egenskaperna hos ett framgångsrikt team som hittats i Googles forskning (se Forbes 2019), dvs verksamheten kännetecknas av förtroende, tydlighet, relevans, effektivitet och psykologisk säkerhet.

Du har fått komma till MovED som du är, och alla har blivit behandlade med respekt. Från början har MovEDs mål varit att vara en internationell humanitär organisation, så det är naturligt att agera inkluderande och använda det gemensamma engelska språket som internt språk. Alla som varit med i verksamheten har blivit presenterade, sedda och hörda. Att vara ur spel har blivit helt accepterat.

Att hantera en hybrid arbetsgemenskap i den tredje sektorn är som företagande - en hel del ”jonglering”. Det kräver konstant lärande och entusiasm, att övervinna övervinnande av motgångar, nätverkande, digitala färdigheter, ansökande om finansiering, marknadsföring och försäljningsförmåga, finansiell kunskap och sist men inte minst: envishet och resiliens. Inkluderande ledning är en nyckelegenskap som hjälper dig att arbeta effektivt i ett mångsidigt hybridteam och stärka välbefinnandet. För tillfället är det lugnt på MovED. Vi väntar på finansieringsbeslut, pausar lite och funderar hur fortsätta framåt.

Referenser

• Duhigg, C. 2016. What Google Learned from Its Quest to Build the Perfect Team. New York Times Feb. 25, 2016 https://www.nytimes.com/2016/02/28/magazine/what-google-learned-from-its-quest-to-build-the-perfect-team.html
• Edmondson A. & Mortensen M. 19.4.2021 What psychological safety looks like in a hybrid workplace. Harvard Business Review 19.4.2021. 
• Forbes 2019. Google says the best teams have these 5 things. https://www.forbes.com/sites/zackfriedman/2019/01/28/google-says-the-best-teams-have-these-5-things/?sh=daf69775a302
• Geneuss, J. & Jessberger, F. 2022. Russian Aggression and the War in Ukraine: An Introduction. Journal of International Criminal Justice. Vol. 20, Issue 4. https://doi.org/10.1093/jicj/mqac055. (783–786).
• Hofstede, G. 2024. The 6 dimensions of the model of national culture. https://geerthofstede.com/culture-geert-hofstede-gert-jan-hofstede/6d-model-of-national-culture/
• MovED (2024). Voices for Freedom ry. https://www.moved.fi/
• Ostapenko,, L. & Vorontsova, A. & Voronenko, I. & Makarenko, I. & Kosmenko, S. 202)4. Coverage of the Russian armed aggression against Ukraine in scientific works: Bibliometric analysis. Journal of International Studies (2071–8330), 16(3).
• Todo, Y. & Matous, P. & Hiroyase, M.  2016. The strength of long ties and the weakness of strong ties: Knowledge diffusion through supply chain networks. Research Policy.

Begrepp

Texten har granskats och godkänts av Novias redaktionsråd 31.5.2024