AI som verktyg i framtidens rekryteringsprocesser - lärdomar från tre verkstäder

Hur kan artificiell intelligens och digitala verktyg bidra till en mer träffsäker, rättvis och framtidsorienterad rekrytering? Under tre verkstäder i november och december 2025 samlades småföretagare, rekryterare och experter från olika företag och organisationer för att gemensamt utforska frågan. Verkstäderna kombinerade kunskapshöjande presentationer med praktiska övningar och diskussioner.

Med en gruppstorlek på 5–9 deltagare kunde varje verkstad hållas interaktiv och ge deltagarna möjlighet att aktivt bidra med sina erfarenheter.

Verkstäderna ordnades inom ramen för det EU-finansierade projektet Vägen till framtidskompetent arbetskraft (KTOT – Kohti tulevaisuuden osaavaa työvoimaa) som skall stärka arbetsgivares kompetens för att minska missmatchningen på den finländska arbetsmarknaden. Projektets fokus ligger på framtidsförmåga, träffsäkrare rekrytering och identifiering av framtida kompetensbehov, med särskild betoning på mångfald och verktyg för framtida behov

Mer information om projektet hittas här: https://www.novia.fi/fui/projekt/ktot-kohti-tulevaisuuden-osaavaa-tyovoimaa

I den här bloggen sammanfattas de viktigaste lärdomarna från verkstäderna och rekommendationerna för hur arbetsgivare kan använda AI som stöd i rekryteringsprocesser.

AI i rekrytering – möjligheter inom tydliga ramar

Den första verkstaden fokuserade på deltagarnas erfarenheter, förväntningar och rädslor kring AI i rekrytering. Intresset för teknikens potential var stort, men många uttryckte samtidigt osäkerhet kring juridiska aspekter och etiska risker.

Fredrik Strandberg, lektor i företagsekonomi vid Yrkeshögskolan Novia, gav en introduktion till EU:s AI Act och dataskyddsförordningen (GDPR). Rekrytering klassas i AI Act som ett högriskområde, vilket innebär höga krav på transparens, spårbarhet och dokumentation. AI-system får inte användas på ett sätt som leder till diskriminering, och automatiserade beslut måste alltid kunna granskas och omprövas av en människa.

För arbetsgivare innebär detta bland annat att kandidater i en rekryteringsprocess ska informeras om när och hur AI används. Personal som arbetar med rekrytering behöver också få ändamålsenlig utbildning i verktygens funktion och begränsningar. Dokumentation av rekryteringsprocessen är ytterst viktigt och mänsklig kontroll ska alltid finnas i avgörande beslut.

Från platsannons till urval – AI som stöd för struktur och kvalitet

Den andra verkstaden hade ett mer praktiskt fokus och behandlade hur AI kan användas för att förbättra platsannonser, intervjufrågor och urvalsprocesser. Deltagarna fick testa hur Drivhusets MAIA-verktyg kan stödja arbetsgivare att definiera målgrupper och formulera mer träffsäkra och inkluderande annonser. MAIA är Drivhusets AI‑verktyg för affärsutveckling och innovation. Det bygger på metoder så som LOOPA och TOOKIG och hjälper användare att arbeta strukturerat med idéutveckling, kunderbjudanden och utvecklingsprocesser.

I verkstaden betonades vikten av att utgå från målgruppens behov, inte enbart funktionella krav, utan även sociala och emotionella aspekter. En tydlig och genomtänkt målgruppsanalys, där man definierar målgruppens förväntningar och behov på företaget och deras anställda, kan fungerar som grund vid rekryteringen.

AI identifierades som ett värdefullt stöd, exempelvis genom att fungera som bollplank vid formulering av annonser och intervjufrågor. Verktygen fungerar effektivt för att sammanfatta intervjuer och strukturera anteckningar. Det är också möjligt att använda verktygen till att skapa checklistor och poängsättningsmallar som minskar risken för omedveten partiskhet. Samtidigt betonades att transkribering och annan databehandling alltid kräver kandidatens samtycke.

Tengai – Ett verktyg för rekrytering med hjälp av AI

Den tredje verkstaden innehöll en presentation av Mathias Ahdrian, försäljningschef på Tengai, ett HR Tech-bolag som utvecklat ett AI-baserat intervjurobotverktyg. Tengai syftar till att skapa mer likvärdiga förutsättningar för kandidater genom att standardisera intervjusituationen och minska påverkan av omedveten partiskhet.

En central poäng i presentationen var att AI inte ersätter rekryterarens omdöme, utan används för att skapa struktur, effektivitet och jämförbarhet. Rekryteraren fattar alltid det slutgiltiga beslutet. 

Erfarenheterna visar att AI-baserade intervjuer sparar tid i det tidiga urvalsskedet då ofta många kandidater intervjuas. Detta möjliggöra ett större antal intervjuer i början av rekryteringsprocessen och en bättre och mer konsekvent återkoppling till kandidaterna. Målet är också att stärka upplevelsen av rättvisa i processen. Samtidigt lyftes viktiga begränsningar. Kandidater ska ha full kontroll över sina uppgifter och möjlighet att radera sin intervju. Personlighetsbedömningar är särskilt komplexa och bör endast användas som stöd – aldrig som den enda beslutsgrunden.

AI-verktyget Tengai

Efter presentationen fick deltagarna också möjlighet att själva testa Tengai. Det framkom att deltagarna hade varierande erfarenheter av AI i rekrytering. Några ansåg tekniken som ett naturligt sätt att effektivisera rekryteringsprocessen, medan andra uttryckte större försiktighet kopplat till transparens och dataskydd. De olika perspektiven blev särskilt tydliga under verkstadsserien, där deltagarna lyfte både möjligheter och utmaningar, något som projektledare Maria Pick beskriver i sitt citat nedan:

“Jag testade Tengai – och vad ska jag säga? Frågorna var både insiktsfulla och relevanta, men själva intervjusituationen kändes ändå en aning obehaglig. Det var något med formatet som gjorde upplevelsen tung, trots att jag visste att jag hade obegränsat med tid på mig. Jag kunde inte gå tillbaka och se vad jag redan svarat, bara pausa intervjun, medan Tengai i sin tur kunde analysera mina svar i detalj. Ur ett datasäkerhetsperspektiv kändes det också en smula problematiskt.”

Slutsatser och nästa steg

Sammanfattningsvis visar verkstäderna att AI och digitala verktyg kan bidra till både ökad effektivitet och ökad rättvisa i rekrytering. Förutsättningen är dock att tekniken kombineras med mänsklig insikt, tydliga processer och strikt följning av lagstiftning.

Nästa steg i KTOT-projektet handlar om att kartlägga och fortsätta testa rekryteringsverktyg i praktiken, dela erfarenheter mellan organisationer och tillsammans med företag utveckla planer för hur rekrytering kan ledas i en tid av osäkerhet och snabba förändringar.

Vill du veta mer eller bidra med egna erfarenheter? Du är varmt välkommen att gå med på projektets epostlista för att få mera information om kommande evenemang: https://network.novia.fi/Events/333/Apply

Texten har granskats och godkänts av Novias redaktionsråd 26.2.2026.